事務処理

【マイナンバー対策ガイド】対処方針の検討【実践編2】

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マイナンバー対策ガイド対処方針の検討

マイナンバー制度への対応準備項目

2015年3月9日付 (社)日本経済団体連合会 「マイナンバー制度への対応準備のお願い」 より

2.対処方針の検討

(1)組織体制の整備
(2)社内規程の見直し
(3)担当部門・担当者の明確化等
(4)身元(実在)確認・番号確認方法に係る検討、明確化等
(5)物理的安全管理措置の検討(区域管理、漏えい防止等)
(6)収集スケジュールの策定

組織体制の整備

(例)

コンプライアンス(CP)委員会

 

特定個人情報管理者 専務取締役:○○××
特定個人情報管理の最高責任者であり、CP規程等の実施及び運用に関する責任と権限を有する。
  • 特定個人情報責任者
    総務部長:○○××
    特定個人情報管理者を助け、CP規程等、リスク評価、セキュリティ対策の企画・立案をする。
  • 特定個人情報教育責任者
    総務次長:○○××
    マイナンバーに関する教育計画を企画・立案し、実行する。
  • ネットワーク管理責任者
    総務部長:○○××
    機器の運用管理、及びネットワーク管理を行う。
  • マイナンバー相談窓口
    総務課長:○○××
    情報漏えい、取扱規定の違反等の相談に対応する。
監査責任者  監査役:○○××

社内規定の見直し

特定個人情報取扱規定(基本方針を含む)を作成する。

取扱規程等は、次に掲げる管理段階ごとに、取扱方法、責任者・事務取扱担当者及びその任務等について定めることが考えられる。
①取得する段階

②利用を行う段階

③保存する段階

④提供を行う段階

⑤削除・廃棄を行う段階

取扱規定の策定

個人番号の利用目的明示の入った雇用契約書(内定通知書)を作成する。

就業規則内に、守秘義務規定、事務取扱担当者、個人番号の会社への通知義務規定等を入れる。

扶養者異動届、個人番号変更時の身上異動届などの社内文書を変更する。(個人番号欄追加)

<参考>基本方針(例)

特定個人情報の適正な取扱いに関する基本方針

当社は、特定個人情報等の適正な取扱いの確保について組織として取り組むために、基本方針を下記のように定めます。

1.事業者の名称  株式会社xxx

2.関係法令・ガイドライン等の遵守
「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(平成25年法律第27号、以下「番号法」という。)、「個人情報の保護に関する法律」(平成15年法律第57号、以下「個人情報保護法」という。)及び「特定個人情報の適切な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」を遵守して、特定個人情報の適正な取扱いを致します。

3.安全管理措置に関する事項
当社は、特定個人情報の安全管理措置に関して、取扱規程等の策定をし、また、「特定個人情報の適切な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」により、組織的安全管理措置、人的安全管理措置、物理的安全管理措置、技術的安全管理措置を講じます。

4.質問等のお問い合せ窓口
当社の個人情報の取扱に関するお問い合せは下記までご連絡ください。
株式会社 xxx  総務部 xxx課  マイナンバー係
〒xxx-xxxx xx県xx市xx町x-x-x
TEL:XXX-XXX-XXXX FAX:XXX-XXX-XXXX
Mail:info@xxx.co.jp

特定個人情報の適正な取扱いに関する基本方針(Word形式 16KB)

<参考>個人番号の利用目的の明示

平成xx年xx月xx日

社員及び社員の扶養家族の皆様へ

株式会社xxx

個人番号利用目的通知書

 当社は、社員及び社員の扶養家族の個人番号(行政手続における特定の個人を識別するための番号の
利用等に関する法律に定める個人番号をいいます。)を以下の目的で利用しますのでここに通知します。

① 給与取得・退職取得の源泉徴収票に関する事務
② 地方税に関する事務
③ 雇用保険法に関する事務
④ 健康保険法・厚生年金保険法に関する事務
⑤ 労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務
⑥ 国民年金法の第3号被保険者制度に関する事務
⑦ 財産形成住宅貯蓄・財産形成年金貯蓄に関する申告書、届出書及び申込書提出事務
⑧ 従業員持株会の会員である者について、従業員持株会における支払調書作成事務に関して
従業員持株会に提供すること
⑨ 相続税法に関する事務

個人番号利用目的通知書(Word形式 17KB)

POINT
個人番号取得のタイミングは、契約締結後です。例外として、「内定者」が確実に雇用されることが予想される場合(正式な内定通知がなされ、入社に関する誓約書を提出した場合等)には、その時点で個人番号の提供を求めることができると解されます。

担当部門・担当者の明確化等

  • 事務における責任者の設置及び責任の明確化
  • 事務取扱担当者の明確化及びその役割の明確化
  • 事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等の範囲の明確化
  • 事務取扱担当者が取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制
  • 情報漏えい等事案の発生又は兆候を把握した場合の従業者から責任者等への報告連絡体制
  • 特定個人情報等を複数の部署で取り扱う場合の各部署の任務分担及び責任の明確化

身元(実在)確認・番号確認方法に係る検討、明確化等

番号確認方法

①個人番号カードの裏面
②通知カード
③個人番号付の住民票の写し

身元確認方法

1.写真付きの証明の場合
①個人番号カードの表面
②運転免許証
③パスポート
④在留カード
⑤写真付き学生証
いずれかの1点2.写真無しの証明の場合
①健康保険被保険者証
②住民票の写し
③年金手帳
④写真無し学生証
いずれかの2点
POINT
①個人番号カードがあれば、1枚で番号確認+身元確認ができます。
②社員(世帯主)、扶養家族も含めた個人番号付の住民票の写しの提示(コピーの郵送等)があれば、番号確認ができ、身元確認として、写真無しの証明の1点にカウントできるため、もう一つだけ、身元確認書類があれば確認できます。 

物理的安全管理措置の検討(区域管理、漏えい防止等)

管理区域の設定

特定個人情報の取扱をする区域を間仕切り、フロアカーペットの配色を変える等して明確化する。

入退出管理システム

入退室者制限、履歴管理、進入監視

セキュリティワイヤー

ノートPC持出し防止ロック MB-01NP

机の覗き見防止ついたて

(事務区域の限定)サイドスクリーン(W450)

覗き見防止シール

覗き見防止3Hフィルター W408mm×H255mm 19インチワイド

収集スケジュールの策定(案)

現在在籍の役員、正社員、契約社員(社員等)

平成27年12月の年末調整、平成28年扶養控除等申告書提出時に収集、同時に社員等

本人と扶養配偶者、扶養親族の番号確認と社員等本人の身元確認の書類を提出依頼。

(依頼文例)

平成27年分 年末調整に関する各申告書 提出の件

 今年から、社員本人、被扶養配偶者、扶養家族のマイナンバーの記載が必要となりました。記入例をご覧いただき、10月以降に簡易書留で郵送された[通知カード]を見て、正確に記入してください。

社員本人と扶養配偶者、扶養親族の通知カードと運転免許又は健康保険証と社員番号及び給与振込口座番号を提出してください。

POINT
会社員にとって、年末調整は楽しみなものです。扶養控除申告書に個人番号を書いてもらって集めるのが、反発も少なく、現実的でいい方法です。

<参考>扶養控除等申告書の変更

平成28年分給与所得者の扶養控除等申告書の記載例

平成 28(2016) 年分給与所得者の扶養控除等(異動)申告書は、給与支払者の法人(個人)番号、従業員本人と被扶養者の個人番号の欄が加わりました。

平成27年12月~入社の社員等

(依頼文例)

内定通知書

 所定の試験について厳正に審査を行った結果、貴殿を採用することを内定しましたので、通知します。つきましては、平成xx年xx月xx日までに下記書類を当社総務部へご郵送ください。

1.最終学校卒業証明書
2.誓約書(本通知書に同封)
3.身元保証書(本通知書に同封)
4.住民票の写し(個人番号の記載のあるもの)
 5.運転免許証、パスポート、在留カード、(国民)健康保険証、年金手帳の写しの
   いずれか1点
   (4.5は、マイナンバーの本人確認に関する書類です)

POINT
住民票の写しを取得するため、身元確認書類は、写真無しでも、(国民)健康保険証、年金手帳の写しのどれか1点で、完了できます。

アルバイト・パート社員等

現在契約中の方

平成27年12月以降で、氏名、生年月日を印刷した「マイナンバー提出のお願い」を渡して収集、通知カード等の番号確認書類のコピーを貼付して提出依頼。
氏名、生年月日(個人識別事項)が合致すれば身元確認が省略できます。

平成27年12月以降の入社の方

アルバイト・パート労働契約(面接時)と同時に氏名、生年月日を印刷した「マイナンバー提出のお願い」を渡して収集、通知カード等の番号確認書類のコピーを貼付して提出依頼。
氏名、生年月日(個人識別事項)が合致すれば身元確認が省略できます。

POINT
アルバイト・パート社員等の方は、住民票の住所が親元等で現住所とずれているケースや、運転免許、パスポートの顔写真付身元確認書類をお持ちでないケースがあります。この氏名、生年月日(個人識別事項)が合致すれば身元確認が省略できる方法が向いています。平成27年12月以降の入社の方については、アルバイト・パート労働契約(面接時)時に通知カード等のコピーを持ってきてもらうか、会社に通知カード等のコピーをとることができるプリンターが必要です。正社員等に、この収集方法をとることは、厚生労働省告示が出ておらず、認められるかが不明なためお薦めできません。

 

<参考>アルバイト・パート向け個人番号の提供を依頼する書面

平成xx年xx月xx日

(氏 名)
(生年月日)

アルバイト・パートの皆様へマイナンバーのご連絡のお願い

平素は当社の業務にご協力いただき、心から御礼申し上げます。
さて、マイナンバー法の施行により、平成27年10月からマイナンバーの通知が始まり、平成28年1月以降で、
所得税の法定調書等の届出にマイナンバーの記載が必要となりました。
お忙しいところ恐縮ですが、マイナンバー(個人番号)のご連絡をいただきますよう、お願い申し上げます。

1.マイナンバーのご連絡の期限
平成27年12月15日までに、提出してください。
2.マイナンバーのご連絡方法
次のいずれかのコピーを貼付欄に貼付していただき、封筒に入れて、○○まで提出してください。
(1)通知カード
(2)個人番号が記載された住民票の写し
3.マイナンバーの利用目的  所得税の法定調書作成事務のためです。 (詳しくは当社HPをご覧ください)
4.お預かりしたコピーは、厳重に保管し他の目的に利用することは一切ありません。
株式会社xxx 総務部 xxx課 マイナンバー係
〒xxx-xxxx xx県xx市xx町x-x-x
TEL:XXX-XXX-XXXX FAX:XXX-XXX-XXXX

アルバイト・パートの皆様へマイナンバーのご連絡のお願い(Word形式 16KB)

税理士、社労士等

平成27年12月以降の依頼時、委託契約等の更改時に収集、同時に番号確認と身元確認の書類を提出依頼。

講演者、執筆者等

平成27年12月以降で、郵送(対面で渡し可)で収集、番号確認書類を貼付して返送されれば身元確認書類が省略できます。

株主等

平成28年1月以降で、郵送(対面で渡し可)で収集、株主総会案内時に番号確認の書類を提出依頼。番号確認書類を貼付して返送されれば身元確認書類が省略できます。

不動産所有者へ使用料等の支払がある場合

平成27年12月以降で、郵送(対面で渡し可)収集、番号確認書類を貼付して返送されれば身元確認書類が省略できます。

税理士、社労士等については、個人の税理士、社労士等は、事務所所在地に送っても、自宅とは限りません。税理士、社労士等の顔写真付の会員証で身元確認する方法がお薦めです。

<参考>個人番号の提供を依頼する書面

平成xx年xx月xx日

(ご住所)
(お取引先名)              様

マイナンバーのご連絡のお願い

拝啓 時下ご清祥のこととお喜び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、心から御礼申し上げます。
さて、マイナンバー法の施行により、平成27年10月からマイナンバーの通知が始まり、平成28年1月以降で、
法定調書等の届出にマイナンバーの記載が必要となりました。
お忙しいところ恐縮ですが、マイナンバー(個人番号)のご連絡をいただきますよう、お願い申し上げます。

1.マイナンバーのご連絡の期限
平成xx年xx月xx日 までに、ご返送ください。
2.マイナンバーのご連絡方法
次のいずれかのコピーを下記の該当箇所に貼付していただき同封の返信用封筒でご返送ください。
(1)通知カード
(2)個人番号が記載された住民票の写し又は個人番号が記載された住民票記載事項証明書
(3)個人番号カードの裏面
3.マイナンバーの利用目的
所得税の支払調書作成事務のためです。
4.お預かりしたコピーは、厳重に保管し 、他の目的に利用することは一切ありません。
株式会社xxx 総務部 xxx課 マイナンバー係
〒xxx-xxxx xx県xx市xx町x-x-x
TEL:XXX-XXX-XXXX FAX:XXX-XXX-XXXX

マイナンバーご連絡のお願い(Word形式 16KB)

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