中小企業

最適な販売管理システムを選ぶ為のポイント

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最適な販売管理システムを選ぶ
会社の運営に欠かせない販売管理。皆さんはどの様に処理をしていますか?
「すでにソフトを導入してやっているよ」
「エクセルで伝票は発行してるけど、あとの処理は手書きしているなぁ」
「手書きにこだわりがあって、うちはずっと手書き!」
企業毎に事務処理の流れは千差万別で、社内のオペレーションにマッチしたシステムを選択する事が重要です。
今回は、これから起業して事務処理をどうしたら良いかと悩んでいる方。
現在問題なく運用出来てはいるが、更に効率的にシステム化出来る方法を検討中の方。
そんな方々の参考になればと思います。

企業のタイプ別事務処理機械化事情

完全オリジナルPCシステムタイプ

完全オリジナルPCシステムタイプ

大企業、中小企業で事務処理量も多く、オペレータも多い会社、システム会社にオリジナルシステムをフルオーダーで依頼して作っている。
導入時のコスト及び運用コスト大(数百万~数千万規模)
使い勝手は一から要望を聞いて作成する為◎、柔軟性も高い。
コストを考慮しなければこれが理想ではあると思います。
社内にシステムを管理する人員(社内SE)が必要となる場合も。

市販専用ソフトタイプ

市販専用ソフトタイプ

中小企業で事務処理量はそこそこ多く、専任の事務担当者が処理を行う。社長が自らしている場合も。
有名なソフトでは「弥生販売」や「販売王」など
導入時のコストは小規模(数万~数十万)、使い勝手○、柔軟性は市販ソフトの為ほぼない。
最低限の業務をこなすためなら十分かもしれないが、柔軟性や拡張性を考えると、どこかで限界が来てしまうはず。
使いこなせるかもその人のスキルのよる。

市販汎用ソフトタイプ

市販汎用ソフトタイプ

中小企業で事務処理量は少なく、事務処理は担当者が兼任でしている。
ここでの市販ソフトとはエクセルやワードのオフィスソフトを指す。
見積書は各営業担当者毎でフォーマットを作成、締日にまとめて伝票処理を行うなど、事務処理のボリュームが少ない所に多い。
導入コスト小、個人で作りこめば使い勝手は悪くないが、フォーマットが統一しない事や、請求書や元帳への連動などは難しい。
顧客や商品毎の実績データの蓄積が難しいので、データを元にした経営戦略が取りにくい。
この場合もパソコンに詳しい人がいる事が前提です。

事務処理専用機タイプ

事務処理専用機

中小企業で事務処理が多い、専用ソフトタイプと同程度の規模。
ミドルウェアと呼ばれる、ハードとソフトがセットになっているタイプ。
カシオの「楽一」はこのカテゴリにあたる、その他には東芝テックの「帳作」など
導入時のコストは中規模(200万~300万)、使い勝手は◎、ソフト部分はパッケージなので柔軟性は△
ハードとソフトがセットの専用機は、”誰でも使える”のが特徴、パッケージ化されているメリットとしては詳しい知識や経験がない人でも使える事。
このタイプはシステムのインストラクション(操作説明)も含まれている事が多い。
直接操作指導を受けれる事、問い合せ先がある事で安心できる要素。

完全手書きタイプ

完全手書きタイプ

さすがに今現在、完全に手書きで行うのは現実的ではないが、やはりシステム化できない部分で手書きを外せない場合もある。
コストや効率、事務処理量にかかわらず、こだわりを持ってやっているところ、システム化が難しく、やむを得ずやっている所とある。
とにかく作業が多くなる、オペレーションも複雑化する為、熟練が必要。

まとめ

さらに細分化していけば様々な要素があると思いますが、上記のタイプの中で各会社毎にブレンドして行っているかと思います。
検討時に判断する要素としては
・コストパフォーマンス
・操作性、柔軟性
・サポート体制
費用対効果と、永続的に使用するものなのでサポート体制も重要です。
今回は、おおまかなカテゴリに分けて説明しました。まずは自社の事務処理の運用を確認してみましょう。
最適な販売管理システムを選ぶ為に、今後も様々な情報を提供していければと思います。
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