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事務処理を手書きから機械化する3つの動機

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事務処理を機械化する3つの動機

今現在パソコンや市販のPCソフトが身近にあたり前にある時代においては、事務処理は機械化を前提に考えられている。

実際に手書きで事務処理を続ける企業は年々少なくなっている。

そこで、今更ではあるかもしれないが、手書きと機械化の要素を比較検討し、現在手書きの方も機械化されている方も参考にして頂ければと思う。

機械化のメリットは?

まずは何をおいても時間の短縮。

伝票の処理速度としては機械が早いのは確かだが、ここでネックになるのはその『熟練度』ではないだろうか「手書きの方が慣れているから」「伝票枚数が少ないから」といった声をよく聞くので、機械化に馴染めるかどうかも、それを控える大きな要因になっている。

事務処理にかかる時間とは別に、社内のオペレーションを引き継ぐ時間も考慮する必要がある。

その点、楽一はハードソフト共に事務処理専用として開発されているので処理の流れがパッケージ化されている、その為、手書きとの違和感なく進める事が出来る

伝票を発行するだけが事務処理ではない。

日々の納品書があれば、得意先の締め日にはそれを集計して、請求書を出さなければならない、取引の内容は得意先毎に元帳で管理し、日々の内容を転記していかなければならない。

手書きで多く時間を取られるのは、この『転記』の作業、要するに同じ内容を用紙を変えて何度も記入しなくてはならないのだ。

この一連の作業を機械化する事で、作業時間の短縮、計算間違いなどを無くす事が出来る。

オペレーションを統一する事による効率化

手書きの場合に事務員が複数人いる場合や変更がある場合は、それぞれが独自のルールでオペレーションを行なってしまう可能性がある。

機械によってオペレーションが統一される事で、複数人で処理する場合も、引継ぎが必要な場合も機械のルールを伝える事で、人的なミスが減少し効率化を図れる

データベース化のすゝめ

得意先や商品のマスタ化

必要な情報を必要な時に引き出す事が出来る事で、問い合わせに対するレスポンスを早くする事が出来る

過去の取引データや前回の単価を調べる時など、瞬時に検索をかけられる様になる。

紙からデータで省スペース

事務処理の大きな問題のひとつが『書類の整理』完了した納品書や請求書、見積書や契約書など

営業年数が伸びるにつれて増えていく書類と、無くなっていく書類の置き場所。

データとして残した書類を処分するだけで、オフィスが広くなるはずです。

データを集計して活用しよう

入力されたデータは蓄積されて集計されます集計されたデータを分析する事で自社の強みや強化すべき部分が見えてくるはずです、会社を大きくする為の戦略を考えるには、まずデータを活用して、自社の強みと弱みを把握しましょう。

楽一には専用の経営リサーチソフトがあります、様々な観点からのデータ抽出が行えます。

集計されたデータを見て次の手を考える

商品の仕入なども前月の売上や、昨年同月の売上を集計したデータを見て次の手を考える事が出来ます。

脱KKD(勘・経験・度胸)で明確なデータを元にした経営手法を実現できるはずです。

人的コストと機械的コストを考える

今までは社長一人で事務処理もこなしていたが、取引も多くなり一人では処理し切れない、そんな時に事務員さんを一人雇う場合と機械をリースで契約する場合の比較をいつも考えて頂く。

無理をして事務処理に時間を取られ、社長本来のお仕事がおろそかになってしまう事が無いように、日々の業務の効率化は、重要な企業の課題となる。

コストの比較に関してはお問い合わせ頂ければ社内の状況をお伺いしてのご提案が可能です。

まとめ

機械化のメリットは明確な効率化やデータベース化、コストの問題など様々ある中で、機械化の動機としては十分であるはずなのに、機械化を控える経営者の中には、機械化への壁が存在する。

機械化をして使いこなせるかどうかを心配される方、機械そのものに対する苦手意識がある方、一度機械化をして失敗している方など、機械化は難しい物だとゆう意識が強い壁となっている様に見受けられる。

しかし、機械化と一言で言っても全てが難しいわけではない、そういった方に向けに作られた商品がこのサイトで紹介しているカシオの『楽一』です。

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